Когда звонит секретарь

 
 
 

 

Глава 2. Работа секретаря в компании «ИнтерКарго»

2.1. О компании ООО  «ИнтерКарго» 

    На  сегодняшний день экспедиционные компании являются неотъемлемой частью в сфере транспортной логистики. Это связующее звено между грузовладельцами перевозчиками. Одной из таких компаний является экспедиционная компания «ИнтерКарго».

    «ИнтерКарго»  молодая, динамично развивающаяся транспортная компания и за короткий срок успела зарекомендовать себя, как стабильный и надежный партнер на международном рынке грузоперевозок.

    Основная  специализация компании – это  международные автомобильные и  авиационные перевозки «от двери до двери» между странами Западной, Центральной и Восточной Европы, а так же странами СНГ и Азии. По всем этим направлениям, мы предлагаем нашим клиентам перевозку стандартных грузов, перевозку негабаритных грузов, перевозку опасных и дорогих грузов, а так же перевозим сборные грузы с консолидационных складов в Германии.

    Цель компании – максимально соответствовать требованиям и ожиданиям Клиентов. Предложив оптимальное решение и осуществить доставку грузов, используя современные системы и технологии в области логистики, находя золотую середину «Цена-Качество-Срок доставки».

    Компания  «ИнтерКарго» осуществляет весь спектр услуг транспортной логистики от отправителя к получателю, с сопутствующим  сервисом:

    - Упаковка груза

    - Маркировка груза

    - Погрузо-разгрузочные работы

    - Хранение груза

    - Страхование груза

     -Услуги "Сюрвей" 

2.2. Организация совещаний 

    Для успешного проведения, плодотворной работы его участников и оперативного обсуждения вопросов большое значение имеют своевременная подготовка, размножение и рассылка участникам документов. Все предполагаемые к совещанию документы должны быть собраны не менее чем за 48 часов и размножены о разосланы за 24 часа до совещания.

    В случае участия в совещании иногородних  лиц не менее важным является процедура размещения участников. Обычно этим занимаются административно-хозяйственные службы.

    В подготовительный этап также входит и забота о транспортном обеспечении  участников. Заканчивается этот этап подготовкой помещения для проведения совещания и его техническим оснащением. Необходимость демонстративных средств выясняется заранее.

    При проведении совещания с ограниченным числом участников секретарь встречает их перед входом в помещение, где будет проходить совещание, приветствует каждого и приглашает пройти на совещание.

    Участники совещания регистрируются. Одновременно с регистрацией желательно проводить  и проставление отметок на командировочных  удостоверениях. При регистрации  участникам выдаются, если не были ранее  разосланы, размноженные для них  документы. Также могут выдаваться канцелярские принадлежности, что предусматривается заранее и закладывается в смету совещания.

    В перерыве могут быть организованы кофе-паузы, когда участникам предлагаются чай, кофе и т.д., а также выставка-продажа  литературы. 
 
 
 
 

2.3. Прием посетителей 

    Организуя прием сотрудников своего предприятия по текущим вопросам, секретарь должен очень хорошо знать структуру предприятия, иметь представление о его деятельности, знать распределение обязанностей и вопросов между руководящими работниками (это требование предъявляется как необходимо условие работы секретаря в ООО «ИнтерКарго»).

    Секретарь должен довести до сведения всех сотрудников  предприятия часы приема по текущим  вопросам. Он должен хорошо знать сотрудников, которые имеют доступ к руководителю в любое время.

    Очень часто посетители идут на прием к  руководителю по вопросам, которые  могут быть решены другими сотрудниками. Секретарь должен направить посетителя к лицу, наиболее компетентному в решении того или иного вопроса.

    Во  время проведения приемов всех видов секретарь сам отвечает на все телефонные звонки и переадресует их заместителям руководителя. Телефон руководителя во время приема должен быть подключен только в чрезвычайных обстоятельствах. В противном случае беседа может затянуться, так как изложение посетителем вопроса будет неоднократно прерываться разговором руководителя по телефону. Не следует также во время приема пропускать в кабинет руководителя других сотрудников, не имеющих отношение к приему. В таких ситуациях их следует направлять к заместителям руководителя или называть время, когда руководитель освободится и сможет их принять.

    По  окончании беседы и принятия решения  руководитель записывает сам или  поручает секретарю сделать запись о результатах беседы в соответствующем журнале.

    Прием посетителей из других организаций  должен быть заранее подготовлен  секретарем. Время приема должно быть согласовано и удобно как для  посетителя, так и для руководителя. Секретарь должен заранее поставить  в известность руководителя о  вопросе, который будет решаться во время встречи.

    В ряде организаций, особенно государственных, принята практика предварительной  записи посетителей в специальный  журнал, в котором указывают: Ф.И.О., должность посетителя, организацию, телефон, вопрос, который подлежит обсуждению, дату и время приема.

    Если  посетитель пришел без предварительной  договоренности, секретарь вправе сам  решить: доложить о нем руководителю немедленно или записать на прием. Если после доклада руководителю о  посетителе получен отказ в его  приеме, секретарь должен предложить посетителю переговорить с заместителями руководителя или другим компетентным работником предприятия, обращаясь к нему следующим образом: «Вы не пробовали решить этот вопрос с…». Если посетителя такое предложение не устраивает, секретарь сообщает ему дату и время, когда его примет руководитель.

    Если  руководитель, к которому приглашался  посетитель, отсутствует, необходимо, чтобы посетителя принял другой компетентный сотрудник. Секретарь должен в такой  ситуации извиниться за отсутствие руководителя и объяснить причину его отсутствия. Следует помнить, что вторичный вызов посетителя является фактически проявлением невнимательности и неуважения к нему.

    Нельзя  допускать срыва приема по неуважительным причинам. Если все же прием отменяется по неожиданным обстоятельствам, таким, как болезнь руководителя, срочная его командировка и т.п., то секретарь обязан заранее известить посетителя об этом и договориться о времени, на которое прием переносится. Секретарь обязан также назвать посетителю свою фамилию, имя, отчество и номер телефона для срочных справок и сообщений.

    Работая в приемной, секретарь кому-то может  облегчить доступ к руководителю, а кому-то, наоборот, затруднить. Если секретарь сочтет, что ситуацией  можно манипулировать с выгодой для себя, это может окончиться крахом. Секретарь не имеет права переносить на людей отношение к ним руководителя - со всеми посетителями нужно быть одинаково радушной.

    Организуя прием командированных работников, секретарь должен узнать, согласовано ли это посещение заранее; выяснить вопрос, по которому прибыл посетитель; отметить командировочное удостоверение; поинтересоваться, обеспечен ли командированный специалист гостиницей, и если нет, то помочь ему в решении этого вопроса.

    Если  на прием прибывает делегация, то секретарю следует заранее позаботиться о выделении сотрудника, который будет сопровождать ее.

    При прибытии иностранной делегации  секретарь должен позаботиться о наличии переводчика и сувениров для членов делегации.

2.4. Работа с документами

 

    Неоднородность  тематики и разнообразие жанров позволяет  выделить в рассматриваемом стиле  две разновидности, одной из которых  является обиходно-деловой стиль, к  которому относится коммерческая корреспонденция: частные деловые бумаги (заявление, доверенность, расписка, автобиография, счет и др.). Она характеризуется известной стандартизацией, облегчающей её составление и использование и рассчитанной на экономию языковых средств, на устранение неоправданной информационной избыточности

    Официально-деловой  стиль – это стиль документов: международных договоров, государственных актов, юридических законов, постановлений, уставов, инструкций, служебной переписки, деловых бумаг и т.д.

    Документы – это письменные тексты, имеющие юридическую (правовую) значимость. Несмотря на различия в содержании и разнообразие жанров, официально-деловой стиль в целом характеризуется рядом общих черт (обладает следующими обязательными качествами):

1. Употребление канцелярских штампов – воспроизводимых лексико-фразеологических единиц, которые соотносятся с часто повторяющимися ситуациями, распространенными понятиями (за отчетный период, принимая во внимание, выдана для предоставления, прослушав и обсудив…);
2. Использование слов-наименований лиц по действию, состоянию (вкладчик, квартиросъемщик); собирательных существительных (выборы, дети, родители); название лиц по профессии и социальному положению, значение совокупности (граждане, служащие);
3. Введение специальной терминологии, не имеющий синонимов в общеупотребительной лексике (приказ, протокол, согласовано, сторона, реализация…);
4. Ограничение возможности лексической сочетаемости слов. Например, служебное письмо – составляется (не пишется, не направляется, не посылается);
5. Преобладание имен существительных;
6. Использование отглагольных существительных (проезд, выполнение);
7. Большинство форм инфинитива выступают в значении долженствования (считать, принять, должен, обязан);
8. Почти полное отсутствие личных местоимений 1 и 2 лица и соответствующих личных форм глагола;
9. Употребление преимущественно форм настоящего времени глагола в значении предписания или долженствования, а также форм глагола со значением констатации (комиссия осмотрела);
10. Широкое распространение сложных отыменных предлогов (в целях, в силу, по линии, в части);
11. Употребление по преимуществу следующих синтаксических конструкций: простые предложения (как правило, повествовательные, личные, распространенные, полные), с однородными членами, обособленными оборотами, с вводными и вставными конструкциями, преобладание в предложениях союзной связи над бессоюзной; безличные предложения;
12. Использование прямого порядка слов в предложениях;
13. Сжатость, максимальная краткость, компактность изложения, лаконизм формулировок, экономное использование языковых средств;
14. Стандартное расположение материала, нередкая обязательность формы (удостоверение личности, различного рода дипломы и т. д.), употребление присущих этому стилю клише;
15. Широкое использование терминологии, номенклатурных наименований (юридических, военных и др.), наличие особого запаса лексики и фразеологии, включение в текст сложносокращенных слов, аббревеатур;
16. Частое употребление отглагольных существительных, отыменных предлогов (на основании, в соответствии с, в деле, в силу и др.), а также различных устойчивых словосочетаний, служащих для связи частей предложения (на случай, если…, на том основании что… и т.п.);
17. Повествовательный характер изложения (нейтральный тон),  использование  номинативных предложений с перечислением;
18. Прямой порядок слов в предложении как преобладающий принцип его конструирования (точность, исключающая двоякое понимание);
19. Тенденция к употреблению сложных предложений, отражающих логическое подчинение одних  фактов другим;
20. Почти полное отсутствие эмоционально-экспрессивных речевых средств;
21. Слабая индивидуализация стиля;
22. Достоверность и объективность;
23. Безупречность в юридическом отношении. Т.е. должна быть стандартность языка при изложении типовых ситуаций делового общения;
24. Соответствие нормам официального этикета, который проявляется в выборе  устойчивых форм обращения и соответствующих жанру слов и словосочетаний, в построении фразы и всего текста.