Оценка эффективности использования традиционных и электронных каталогов

- картотека (база данных) журнальных статей;

- краеведческие картотеки;

- тематические картотеки;

- специальные картотеки.

Систематическая картотека  статей базируется на аналитической  росписи периодических  и продолжающихся изданий, сборников, разделов монографий. По тематике отображаемых материалов картотека является универсальной. Структура картотеки аналогична структуре систематического каталога.

Назначением тематических библиографических картотек является отражение документов по наиболее актуальной и потому востребованной читателями проблематике. Часто они носят временный характер. Их ведение прекращается, когда рассматриваемая проблема перестает быть актуальной. В случае, когда тематические картотеки создаются в электронной форме, их называют проблемно-ориентированными, подчеркивая тем самым межотраслевой характер библиографируемой литературы. Именно поэтому тематические картотеки и база данных выделяются в самостоятельные поисковые системы, а не становятся разделами картотеки журнальных статей.

Специальные библиографические  картотеки в общедоступных библиотеках создаются для отражения заглавий произведений художественной литературы, рецензий, иллюстративных материалов. К специальным относятся и картотеки персонального характера. Они ведутся в случае получения значительного числа читательских запросов, касающихся жизни и творчества ученых, писателей, художников [14, с. 105–108].

Разнообразие каталогов  и картотек требует создания системы каталогов, в которой каждая подсистема – отдельный каталог – раскрывала бы фонд библиотеки в определенном аспекте и эти подсистемы были бы взаимосвязаны, координированы. Раскрытие связей и правильное размежевание между каталогами лежит в основе системы каталогов библиотеки.

Под системой каталогов  следует понимать необходимую для  читателей данной библиотеки совокупность планомерно организованных, взаимосвязанных  и координированных каталогов и  картотек, разносторонне раскрывающих фонды библиотеки в соответствии со стоящими перед ней задачами.

В основе системы каталогов  должна лежать планомерность и закономерность. Плановость, продуманность объема и  принципов составления каждого  каталога, их взаимосогласованность  превращают механическую сумму нескольких каталогов в стройную систему.

Для того чтобы правильно  построить систему каталогов, надо определить принципы системы в целом  и каждой из ее подсистем в отдельности:

- система каталогов является частью более широкой системы – справочно-библиографического аппарата библиотеки;

- в основе системы каталогов библиотеки в целом и каждого каталога и картотеки в отдельности должен лежать хорошо продуманный план. При решении вопроса, какие каталоги должна иметь библиотека, необходимо учитывать: тематический состав и характер ее фонда, запросы пользователей, способы расстановки фонда;

- каталоги библиотеки в их совокупности должны вестись так, чтобы отдельные каталоги и картотеки, входящие в состав системы каталогов, раскрывали состав фондов каждый в своем аспекте, но вместе с тем, чтобы они были взаимосвязаны и координированы. Особое значение приобретают вопросы разграничения функций каталогов (например, генерального систематического и каталогов на отдельные виды изданий);

- система каталогов должна строиться экономно и рационально с учётом и требований унификации описаний произведений печати, применения групповой и упрощенной обработки произведений печати, отказа от немотивированного, излишнего дублирования карточек в различных каталогах.

В зависимости от типа библиотеки в состав ее системы входит различное количество каталогов и картотек. Можно говорить о системе каталогов и картотек, включая в нее систематическую картотеку статей, краеведческую, тематические и специальные картотеки.

Общесистемными функциями системы  каталогов и картотек являются образовательная и информационная. Каталоги и картотеки, входящие в состав системы, выполняют различные функции, связанные с их поисковыми возможностями. В библиотеках, имеющих сложную функциональную структуру, организуются каталоги в структурных подразделениях. Все каталоги системы находятся во взаимосвязи. Например, алфавитный каталог и систематический каталог. Сложное положение может создаться при классифицировании и описании многотомных и продолжающихся изданий. В систематическом каталоге отдельные тома этих изданий, имеющие определенную тематику и носящие монографический характер, отражаются в различных отделах, соответственно конкретному содержанию тома или выпуска. Например, (Беларусіка = Albarutenika). Нередки случаи, когда все тома или выпуски могут представлять интерес для читателей, обращающихся к систематическому каталогу. Целесообразно поместить в соответствующие отделы систематического каталога справочную карточку с таким указанием: “Описание всех имеющихся выпусков см. в алфавитном каталоге”.

Предметный каталог  применяется в основном, в специальных  универсальных и научных библиотеках. При наличии в библиотеке предметного и систематического каталогов по-разному решается вопрос об объеме материала, включаемого в предметный каталог. Например, нет необходимости включать в предметный каталог рубрики: химия – общие работы; химия – учебники и так далее, достаточно отсылки к систематическому каталогу [8, с. 131–137].

2. Электронный каталог, как информационная система

В настоящее время процесс автоматизации затронули не только производственную, техническую и технологическую сферы деятельности человечества, но и информационное пространство, в частности библиотеки. Уже сложно представить жизнь общества без таких понятий как Интернет, средства телекоммуникации и так далее. Автоматизация больше всего затронула информационную сферу, так как именно информация нуждалась и нуждается в быстром поиске, отборе и хранении, а так же в обеспечении доступа к ней (потребителей). Библиотеки как основные информационные центры наиболее сильно испытали на себе процесс автоматизации. Автоматизированная информационная система библиотеки – это электронный каталог.

Электронный каталог – машиночитаемый библиотечный каталог, работающий в реальном режиме времени и предоставленный в распоряжение читателей. Электронный каталог обеспечивает доступ к ресурсам каталога не только пользователям данной библиотеки, но и удаленным клиентам.

Современным требованиям отвечает электронный каталог, обеспечивающий:

- ввод библиографических записей в диалоговом и пакетном режимах с удаленных или локальных терминалов;

- редактирование библиографических  записей и, при необходимости,  удаление их из электронного  каталога;

- поиск информации в диалоговом  или пакетном режиме по разовым запросам и избирательное распространение информации;

- печатание библиографических  данных в виде каталожных карточек, библиографических указателей;

- возможность обмена информацией  с другими библиографическими  базами данных, в том числе  и подключение к сети Интернет [4, с. 170–179].

Ввод информации в электронный  каталог заключается в выделении  элементов библиографической записи и занесении их в соответствующие  поля и подполя формата, обозначенные метками, позволяющими компьютеру идентифицировать вводимую информацию о документе. Поля и подполя высвечиваются на экране, после чего происходит их заполнение.

Работа с электронным каталогом производится с помощью терминала. Пользователь (читатель, библиограф), владеющий соответствующими программами и алгоритмами, в режиме диалога может войти в базу данных или использовать подключенные к электронному каталогу банки данных, в том числе – удаленные, доступные через Интернет.

Электронный каталог представляет собой библиографическую базу в машиночитаемой форме, включающую элементы библиографической записи, информационно-поискового языка для отражения содержания документов и элементы, указывающие адрес хранения документа (шифры и сиглы библиотек). Наличие в базе данных этих элементов позволяет электронному каталогу выполнять функции всех видов каталогов:

- по назначению – читательского, служебного, топографического;

- по способу группировки – алфавитного, систематического и предметного;

- по виду отражаемых документов – на книги, статьи и др.;

- по отражаемым фондам  – электронный каталог одной  библиотеки или сводный электронный  каталог.

Диалог с пользователем  осуществляется путем вывода на экран  дисплея меню (предлагаются на выбор  варианты режимов, команд, ответов) или заполнения масок (форматов, бланков, формуляров, содержащих перечень наименований данных по определенной программе). По команде пользователя поисковый массив может быть упорядочен в алфавитном (авторов, заглавий, предметных рубрик), обратнохронологическом, систематическом порядке. Поиск можно вести по отдельным признакам или по их сочетаниям. От полноты электронного каталога и эффективности его организации зависит полнота и эффективность получения информации читателями, что является одной из главных задач библиотеки.

 

 

 

2. Оценка эффективности использования традиционных и электронных 

       каталогов 

2.1. Поисковые возможности традиционных  и электронных каталогов. Оформление!!!

 

Алфавитный каталог является обязательной частью системы каталогов каждой библиотеки. Задача алфавитного каталога – дать ответы на следующие вопросы:

1. Имеется ли произведение данного автора (индивидуального или коллективного) в фондах библиотеки и, если имеется, то каков его адрес (шифр).

2.   Какие произведения  данного автора имеются в библиотеке.

3.   Какие переиздания  данного произведения имеются  в фондах.

4. В каких изданиях то или иное лицо участвовало в качестве соавтора, составителя, редактора, переводчика и так далее.

5.   Какие выпуски  входят в ту или иную серию.

6.   Есть ли в  фонде книга,  заглавие которой  известно читателю.

В централизованной библиотечной системе существует центральный  алфавитный каталог, отражающий фонд библиотеки и фонды всех ее библиотек-филиалов. Он может быть служебным и читательским. Служебный алфавитный каталог является связующим звеном со всеми каталогами библиотеки. На карточках с основными библиографическими записями указывается полный классификационный индекс, предметные рубрики, сведения о добавочных записях, количестве экземпляров данного издания и их инвентарных номерах и в каких подразделениях централизованной библиотечной системы они находятся. При отсутствии служебного каталога читательский алфавитный каталог может выполнять функции читательского и служебного. Алфавитный каталог выполняет в библиотеке информационную, поисковую и справочную функции. Информационная и поисковая функции алфавитного каталога заключается в том, что он раскрывает фонд библиотеки по авторскому признаку и обеспечивает поиск известных читателю по фамилии автора, наименованию коллектива или названию (или другому признаку, использованному в качестве заголовка вспомогательного описания) изданий. Справочная функция алфавитного каталога реализуется с помощью генерального алфавитного каталога. С его помощью выполняют справки, связанные с комплектованием библиотек, с обработкой новых поступлений, с составлением библиографических пособий.

Систематический каталог строится в соответствии с принципами научности и доступности.

Принцип научности систематического каталога реализуется в его структуре, содержании, терминологичности классификационных делений. На современном этапе в большинстве библиотек систематический каталог строится на основании таблиц библиотечно-библиографической классификации (ББК), научный уровень которых поддерживается постоянно с помощью системы дополнений и исправлений. Таблицы библиотечно-библиографической  классификации для массовых библиотек постоянно переиздаются. Но научность систематического каталога зависит не только от этого. Многое зависит от уровня общих и специальных знаний систематизатора, его умения разобраться с помощью справочного аппарата в содержании, современной научной литературы и правильно использовать таблицы библиотечно-библиографической  классификации. Систематический каталог требует постоянной работы: вносятся дополнения и исправления, развивается структура каталога, уточняются формулировки делений, рубрики алфавитно-предметного указателя.

Доступность систематического каталога обеспечивается его качественным внешним и внутренним оформлением, системой ссылок (отсылок) и справок, организацией вспомогательного аппарата, наглядной информацией и рекламой, службой консультирования у каталога, всей системой по обучению читателей навыкам работы в библиотеке, использования справочно-библиографического аппарата.

Каталог выполняет следующие  функции:

- поисковую – раскрывает  содержание фонда, обеспечивает  поиск необходимой литературы  по отрасли в целом, части отрасли или отдельному вопросу в разрезе данной отрасли;

- информационную, как  один из важнейших источников  справочно-библиографического обслуживания, обеспечивая тематическое разыскание  документов и лучшее их использование;

- образовательную –  активную рекламу знаний через книгу, путем углубления образовательного, воспитательного и научно-познавательного назначения каталога.

Преимущество систематического каталога – в иерархической структуре его построения, позволяющей при необходимости как расширить, так и сузить границы поиска. С помощью основных и дополнительных карточек в систематическом каталоге многоаспектно раскрывается содержание библиотечного фонда, обеспечиваются процессы комплектования, библиографической и массовой работы. Особо ценным является реализуемая только с помощью систематического каталога возможность подбора литературы в случае неопределенного спроса (читатель знакомится со структурой научного знания, даже если такая задача не ставилась). При обратнохронологической расстановке карточек в пределах классификационного деления систематический каталог оперативно информирует читателей о новых поступлениях, делая ненужной картотеку новых поступлений.