Организация рабочего места

    Введение

    Чтобы нанять персонал, который необходим  организации, руководство должно в  деталях знать, какие задачи он будет  выполнять во время работы и каковы личные и общественные характеристики этих работ, какие качества и навыки работников нужны. До начала процесса найма важно определить точно, что  должен делать работник. Определение  этих требований связано с анализом работы и её описанием.

    Анализ  должностей является основой ранжирования работ должностей при разработке систем оплаты труда. Анализ должности - это трудоёмкая и нудная работа. Без неё не возможно грамотно отобрать людей для работы, ни правильно  платить, ни повышать их квалификацию.

    Существует  несколько определений термина  анализ работы:

    - Это  определение наиболее существенных  характеристик работы.

    - Это  любой процесс упорядочения и  оценки информации, связанной с  работой или работниками.

    Информация  может отражать содержание работы, выраженное в терминах конкретных рабочих  функций и процедур, она может  состоять из характеристик работникам требуемых для конкретного выполнения работы.

    Анализ  работы является процессом исследования для определения наиболее существенных составных частей работы. Исследование имеет два аспекта:

    1. Анализ с ориентацией на задачу - для определения обязанностей, ответственности, методов выполнения  работы.

    2. Анализ с ориентацией на работника  - для определения характеристик  поведения работника, требуемых  для успешного выполнения работы.

    Существует  множество областей применения анализа  работы. Перед началом анализа  работы желательно выяснить взаимосвязи  одной работы с другой, число автономных работ, которые существуют в действительности, и точные границы задач, обязанностей, ответственности, которые входят в  состав работы. Основной процесс сбора  информации является стандартным. Составная  программа анализа работ зависит  не от общего количества работающих, а  от общего числа автономных и идентичных работ.

    Описав  конкретную работу, анализ переводится  в плоскость идентификации и  оценки её различных частей. Конечная цель, для которой будет использоваться информация, собранная в процессе анализа, изначально должна быть определена.

    При осуществлении анализа содержания выполняемых работ осуществляется взаимоувязка содержания работ с их организацией и необходимым для выполнения рабочем времени. За основу простейшей организационной системы берётся комплекс из трёх элементов: предмет, орудие труда, работник. Устанавливаются связи между ними: связи между орудием и предметом труда - технологические операции; связи работника с орудиями и предметами труда. Эта система представляет собой в пространстве рабочее место, а во времени - трудовой процесс. Сам трудовой процесс можно определить как совокупность действий работника или группы, направленных на целесообразное изменение предметов труда, выполняемых на рабочих местах.

    Организация проведения анализа  должности

    Существует 9 проблем, которые необходимо учитывать  отделами кадров и руководителями подразделений  при проведении анализа работы.

    1. Отсутствие обучения и стимулирования  анализируемых исполнителей работ.

    Обычно  исполнители работ просят заполнить  операционные вопросники, журналы проведения операций или устно описать их работу, но им не показывается правильная техника выполнения задания, вследствие чего на выходе получаются неясные, неточные и недостаточные данные, второй причиной некачественных данных, является недостаток соответствующего стимулирования. Работники  редко вознаграждаются за качество собранных данных и редко получают достаточно времени для их сбора.

    2. Работникам не даётся достаточно  времени для завершения анализа.

    Часто работникам не даётся достаточно времени  для того, чтобы продумать и  записать то, что они делают. Многие работы меняются по содержанию во времени  на протяжении периода в несколько  недель или месяцев, вследствие этого  требуется время, чтобы у работников устанавливались мнения относительно профиля их работы или, чтобы правильно  ответить на вопросы анкеты.  

    3. Недостаёт поддержки высшего  руководства.

    Успех любого проекта не может быть достигнут  без поддержки высшего руководства, но к сожалению, часто игнорируется.

    4. руководитель и подчинённые не  участвуют в выполнении анализа  работы.

    Слишком много анализов работы планируется  и проводится не всем коллективом, а  одним лицом или группой, которое  несёт исключительную ответственность  за этот анализ. Часто анализ проводят в период пиковой загрузки, когда  внимание работников поглощено работой, а не её анализом. Руководитель проекта  должен проконсультироваться у работника  по методу сбора данных, что даёт работнику возможность выразить своё предпочтение тому или иному  методу, что часто вносит ясность  в схему обследования и сбора  данных, адаптируемых к различным  рабочим ситуациям.

    5. Концентрация на том, что есть, а не на том, что должно  быть.

    Анализ  работы должен быть расширен до определения  того, что должен делать работник и  как он должен распределять своё время. Организация не должна терпеть или  соглашаться с деятельностью  своих работников и методами работы, которые не отвечают её интересам. Личные интересы, перспективы в соединении с недостаточным контролем руководителя вступают в конфликт с целями организации, поэтому любое описание деятельности не всегда отражает действительное совпадение проделанной работы с тем, как  она должна быть сделана.

    6. Деятельность, искажённая в личных  интересах.

    Без соответствующего планирования и подготовки работники, предоставляющие данные для анализа работы, могут неосознанно  или осознанно их искажать. Практически  невозможно полностью устранить  ошибочные данные в анализе работы, но достаточное обучение работников вместе с действиями руководства  по обеспечению контроля за анализом работы могут привести к минимизации проблемы.

    7. Данные не проверены на надёжность  и действенность.

    Одним из серьёзных недостатков типичного  анализа работы является то, что  плохо проверяются надёжность и  ценность полученных данных.

    8. Малый формат для сбора данных.

    Вопросники, собеседование, хронометраж обычно мало стимулируют спрашиваемого  относительно различных аспектов работы, поэтому работники часто забывают упомянуть некоторые параметры  и характеристики. Сбор данных о  работе частями помогает работникам понять и рассмотреть всю проделанную  работу. Форматный подход предпочтительнее сплошному собеседованию и одноразовому перечислению работником его задач. Определение частей работы и определение  того, как работники распределяют своё время между этими частями, является очень важным.

    9. Введите анализ и самоанализ  работы своим подчинённым в  их должностные обязанности.

    Подход, с помощью которого можно удвоить  качество данных, это когда работники  должны оцениваться на предмет их участия в анализе работы, руководители должны возлагать на своих подчинённых  ответственность за их вклад в  анализ работы и оценивать этих работников по полноте, точности и ясности представляемых ими данных.

Планирование  работ

    1. Планирование работ и назначение  ответственного исполнителя осуществляет  Начальник отдела кадров после  получения им заявки с визой  Куратора о проведении анализа  должности.

    2. В зависимости от решения, принятого  Куратором подразделения, начальник  отдела кадров осуществляет следующие  действия:

    - если  принято решение о сокращении  или полном проведении анализа  рабочего места, то определяет  даты начала и планируемого  окончания работ, а также остветственного исполнителя;

    - если  было принято решение о нецелесообразности  проведения анализа, то Заявка  передаётся одному из сотрудников  отдела кадров для учёта Заявки  и принятого по ней решения  в электронной версии Журнала  учёта заявок;

    - если  принято решение о переносе  сроков проведения анализа, то  Заявка передаётся одному из  сотрудников отдела кадров для  учёта Заявки в Журнал и  постановке её на контроль, чтобы  начать проведение в момент  перенесённого срока.

    3. При решении о начале анализа  заполненную Заявку Начальник  отдела кадров передёт Ответственному исполнителю для начала отбора экспертов по анализу должности.

    4. Планирование работ по проведению  анализа должности должно быть  осуществлено не позднее 3 рабочих  дней с момента получения руководителем  отдела кадров Заявки на введение  новой должности с визой Куратора.

    5. В случае если график загрузки  сотрудников не позволяет начать  работу немедленно, Начальник отдела  кадров должен сообщить об  этом Куратору подразделения  и Линейному руководителю и  согласовать с ними сроки переноса  работ.

    Выбор способа и методика анализа

    Проведение  достоверного анализа рабочих мест - это дело хорошо обученных профессионалов. Работник, проводящий анализ, должен понимать людей, рабочий процесс и иметь  представление об общей организационной  структуре предприятия. Важно и  понимание им характера связей процедур управления персоналом с общей структурой организации. Аналитик рабочего процесса должен избрать наилучшие способы  и методы проведения анализа. Основой  для этого выбора является предварительный  обзор организации и взаимодействия отдельных служб, отделов, рабочих  мест. На основе этой информации составляются структурные схемы, где указываются  функции работников, выполняющих  отдельные обязанности. С помощью  таких схем аналитик получает общую  картину того, какие подразделения  существуют в организации, какова их иерархия и как осуществляется связь  между ними. Дополнение к указанной  схеме составляет комплект схем взаимодействий отдельных рабочих мест. Для получения  информации, необходимой для анализа  рабочего процесса, используются по отдельности  или в сочетании четыре метода:

    Наблюдение

    Когда работа является открытой, то прямое наблюдение того, что делает работник, может  дать большую часть информации, требуемой  для ответа на вопросы о самой  работе и для суждения о личностных требованиях, предъявляемых к работнику. Некоторые работы сами предполагают прямое наблюдение. Более сложные  работы в области управления, менее  пригодны для анализа путём наблюдения. Наблюдение может быть сплошным и  выборочным. При выборочном наблюдении за операциями, выполняемыми на рабочем месте, информация собирается в произвольные интервалы времени во время полного рабочего цикла. Целью каждого наблюдения является получение моментальной картины того, что работник делает в исследуемом интервале, и фиксация частоты выполнения исследуемых операций.

    Метод наблюдения достаточно прост и эффективен, но его эффективность редко повышается при использовании в комбинации с другими методами. Лучшим методом  изучения любого процесса является практика, при котором аналитик работы перед  проведением собственного анализа  выполняет данную работу в течение  короткого промежутка времени.

    Собеседование, интервью

    Большинство собеседований представляют собой  интервью «индивидуального» типа - прямой диалог между аналитиком и  работником или его руководителем. «Групповое» интервью - это собеседование  с группой работников, выполняющих  одну и ту же работу.

    Для уменьшения вероятности получения  и обработки неточной информации целесообразно разработать процедуру  её переподготовки, путём консультаций с непосредственным начальником  анализируемого работника, либо путём  регулярной стыковки записей различных  интервьюеров по схожим операциям. Целесообразна  также комбинация собеседования  с другими методами анализа работы.

    Одним из условий эффективного применения метода собеседования при анализе  работы является чёткое планирование собеседования заранее, его общей  схемы, последовательности задаваемых вопросов. Полезно также при подготовке к собеседованию заранее составить  контрольные списки вопросов, предварительно разбив анализируемую работу на блоки, состоящие из основных направлений  деятельности.

    Инженерные  должности сложно проанализировать в логической последовательности вследствие разнообразия задач и их зависимости  от программы текущих работ. В  этих случаях лучше спросить о  деталях выполняемых разработок и обсудить каждую разработку отдельно. Анализ разработок заключается в  установлении их цели, определении  типа составляемых планов, ресурсов, навыков, необходимых для их выполнения, связей с другими людьми, обсуждении проблем, которые возникают в связи  с их выполнением, и способов оценки результатов. Определить последовательность вопросов по управленческим должностям довольно просто. Лучше всего начать с описания работы отдела или сектора, затем личных обязанностей руководителя, и обсудить их по следующим аспектам: