Организация офиса проекта

СОДЕРЖАНИЕ

 

ВВЕДЕНИЕ

1.ОРГАНИЗАЦИЯ ОФИСА ПРОЕКТА:  ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ, ПОЛОЖЕНИЯ

2.ОРГАНИЗАЦИЯ ЭЛЕКТРОННОГО  ОФИСА ПРОЕКТА

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

Управление проектами (англ. project management) — в соответствии с определением PMBOK, область деятельности, в ходе которой определяются и достигаются четкие цели при балансировании между объемом работ, ресурсами (такими как деньги, труд, материалы, энергия, пространство и др.), временем, качеством и рисками в рамках некоторых проектов [2, c. 3].

Ключевым фактором успеха проектного управления является наличие  четкого заранее определенного  плана, минимизации рисков и отклонений от него, эффективного управления изменениями (в отличие от процессного, функционального  управления, управления уровнем услуг).

Эффективный доступ к информационным ресурсам, контроль за распространением и обменом информацией являются ключевыми моментами управления работой любого предприятия и организации. Объединение персональных компьютеров в локальные сети, интеграция в них различного коммуникационного и офисного оборудования позволили создавать мощные информационно- вычислительные комплексы масштаба предприятий и крупных корпораций. В последние годы за рубежом и нас в стране появилось понятие "электронный офис", которое чаще всего рассматривается несколько однобоко и используется для характеристики насыщенности офиса различным компьютерным оборудованием, факсами, телефонами и другими устройствами. Тенденции последних лет на мировом рынке коммуникаций заставляют нас рассматривать термин "электронный офис" более широко и понимать под ним многофункциональную гибкую информационно- вычислительную систему предприятия, интегрированную в глобальные сети передачи информации посредством высокопроизводительных каналов связи и комплекса различных услуг.

Цель данной работы рассмотреть  основные аспекты организации офиса  проекта.

Задачи:

- обобщить теоретический  материал и выявить основные  понятия и положения организации  офиса проекта;

- рассмотреть организацию  электронного офиса.

Работа состоит из двух глав, введения, заключения и списка использованных источников.

 

 

 

 

 

 

 

1.ОРГАНИЗАЦИЯ  ОФИСА ПРОЕКТА: ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ,  ПОЛОЖЕНИЯ

 

Управление крупным проектом, как правило, требует достаточно представительной команды, состоящей  из руководителя (менеджера) проекта, менеджеров и специалистов по направлениям деятельности, ряда функциональных работников, причем специфика их деятельности такова, что:

- команда как организационная  структура существует на время  реализации проекта;

-  состав команды проекта  не является стабильной структурой, а изменяется по мере выполнения  этапов проекта, т. е. часть  персонала привлекается на определенные  периоды, например:

1. члены команды могут  работать над проектом не полный  рабочий день, а определенное  время наряду с иной, основной  деятельностью;

2. члены команды проекта  могут работать одновременно  в различных стабильных организациях, осуществляя функции по реализации  проекта параллельно основной  работе;

3. члены команды проекта  могут функционировать территориально  распределенно не только в пределах одного города, но и в пределах удаленных друг от друга городов, а также в различных странах.

Это накладывает особые требования на организацию работы команды, главное  из которых — необходимость организации  инфраструктуры, которая позволила бы реализовывать как централизованные, так и децентрализованные функции проекта и обеспечить конфиденциальность и защиту коммерческой тайны проекта. Такой инфраструктурой является офис команды проекта.

 Идеология офиса, принятая  в развитых странах, трактует  его не только и не столько  как отдельное, оборудованное  компьютерной и оргтехникой помещение  (помещения), в котором осуществляется  управление проектом, а как инфраструктуру, обеспечивающую все процессы  управления проектом.

Офис проекта — специфическая  инфраструктура, обеспечивающая эффективную  реализацию проекта (или портфеля проектов) в рамках системы компьютерных, коммуникационных и информационных технологий и отработанных стандартов осуществления деятельности и коммуникаций [3 c. 69].

Основное назначение офиса  проекта в данной трактовке —  обеспечение эффективной коммуникации членов команды проекта в совместном выполнении работ, что возможно только при наличии развитых средств связи, компьютеров и специфического программного обеспечения, средств телекоммуникации, разнообразной оргтехники, современных информационных технологий и пр. Офис проекта — это оптимальным образом организованная среда (в традиционном понимании место), где члены команды проекта могут осуществлять процессы управления проектом, проводить совещания, вести переговоры с партнерами, хранить проектную документацию.

В российской практике управления проектами идеология офиса проекта  практически не используется. В западной системе управления проектами офис проекта в самом обобщенном виде понимается как:

1.определенный набор рабочих  мест, привязанных к конкретным  географическим координатам, в  том числе:

-   головной офис, где  размещается менеджер проекта,  хранится основная документация, проводятся важные совещания,  установлены средства связи, компьютерное  оборудование, оргтехника и пр.;

-   набор территориально  распределенных офисов (оборудованных  рабочих мест, в том числе домашних, мобильных) отдельных групп или  членов команды проекта, где  установлены средства коммуникаций, компьютеры, оргтехника;

2.  виртуальный офис, не  привязанный к определенному  месту, а представляющий собой  программно-телекоммуникационную среду,  обеспечивающую возможность работы  и коммуникаций по единым стандартам.

В связи с тем что детальный состав офиса — и как комплекса рабочих мест, и как программно-телекоммуникационной среды — существенно зависит от специфики конкретного проекта, в данных разделах приводятся основные принципы и требования, проиллюстрированные на примерах.

 В многопроектной системе офис проекта, как правило, представляет собой многоуровневую систему:

на первом уровне этой системы  рассматриваются конкретные проекты  и принципы их мониторинга. На этом уровне работает одна или несколько  команд менеджеров, обеспечивающих планирование проектов с учетом ограниченных ресурсов, оценки затрат и будущей стоимости  проекта, а также контроль текущего состояния проекта и подготовку отчетов. Здесь используются традиционные инструменты и информационные технологии мониторинга проектов;

на втором уровне рассматриваются  вопросы формирования портфеля проектов организации, их взаимосвязи и рационального  наполнения. Базовыми на этом уровне являются: инструменты тендеров (для пополнения портфеля заказов), стратегического  менеджмента, управления общими ресурсами  и управления качеством в проектах;

на третьем уровне решаются задачи корпоративной политики развития проектной организации.

В однопроектной системе офис ориентирован на управление конкретным проектом.

Экспертная оценка показывает: такой подход определяет 30—40% экономии затрат на проекты и времени их реализации [3, c. 78].

Основные требования к  организации офиса проекта

- наличие реального управленческого  офиса — помещения

- единые внутрифирменные  стандарты подготовки и сопровождения  проектов (проекта);

- информационная технология  управления проектами;

-  база данных и шаблонов  типовых решений по проектам;

- компьютерная сеть, сообщающаяся  с Интернетом;

- виртуальный офис на  базе компьютерных сетей, обеспечивающий  функционирование команды проекта  в режиме реального времени,  несмотря на территориальную распределенность членов команды.

Основа виртуального офиса  — распределенная компьютерная система  на базе телекоммуникационных сетей, позволяющая  пользоваться едиными программными средствами, едиными базами данных и знаний, вести единый учет, контроль, мониторинг работ по проекту, проводить  видеоконференции, телекоммуникационные совещания в реальном режиме времени.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.ОРГАНИЗАЦИЯ ЭЛЕКТРОННОГО ОФИСА

 

 

Электронный офис - это универсальное  средство автоматизированного обслуживания пользователей. Многие предприятия  испытывают дефицит телефонных номеров, на каждом предприятии существуют нерабочие  часы и выходные дни - это то самое время, которое для обращения потенциальных клиентов может быть самым удобным. Благодаря гибкости настройки, электронный офис позволяет полностью заменить представительский офис фирмы, оснащенный необходимой оргтехникой, со штатом секретарей и менеджеров, и он будет работать круглосуточно и без выходных. Виртуальный офис позволит получить "добавочные" линии телефонного и факсимильного обслуживания, упорядочит звонки и повысит эффективность работы персонала. Определенно известно что большинство входящих звонков имеет меньшую ценность, чем та деятельность, которую они прерывают.

Для фирм, желающих организовать электронный офис, разрабатывается  специальный сценарий, состоящий  из ряда вложенных меню, в которых  пользователям предлагаются различные  действия офиса, выполняемые по нажатию  клавиш телефонного или факсимильного  аппарата. Электронный офис предоставляет  следующие возможности:

1) информацию о фирме,  ее реквизиты, порядок работы  и т.д. 

2) получить информацию  о реализуемой продукции, или  об оказываемых услугах (с любой  степенью детализации);

3) получить действующий  прайс-лист;

4) получить на факс-аппарат  необходимые документы, проекты  договоров, счет-фактуры или инструкции, а также оставить фирме голосовое сообщение или факсимильный документ;

5) выяснить наличие товара  на складе в данный момент;

6) совершить заказ товаров  или услуг.

Все эти действия клиент может выполнить, находясь в любом  месте, в любое удобное для  него время всего лишь с помощью  телефона или факс-аппарата. Предприятие, владелец электронного офиса, размещает  вместе со своими рабочими реквизитами  телефон регионального узла "DIALINK" и номер компьютерного бокса. Если предприятие осуществляет свою деятельность и в других регионах (там, где есть программно-аппаратный комплекс), то у него есть возможность  размещать виртуальный офис и  в других городах, что позволит организовать обмен информацией между удаленными подразделениями фирмы так же, как если бы они находились в одном  офисе.

Организация электронного офиса  значительно повысит эффективность  работы предприятия и определенно  поднимет его имидж, так как предприятие  использует в своей работе высокотехнологичное  средство обслуживания. Кроме того, все междугородние и международные  сообщения отправляются бесплатно(Германия, Словакия, Украина, Россия и т.д). Существуют также списки рассылки при помощи которых можно разослать любую информацию на телефоны, факсы, адреса e-mail более чем по 5000 адресов единовременно.

Главными компонентами современного офиса являются: технические средства, их программное обеспечение, производственные площади (здания), на которых располагается  персонал управленцев.

Кратко история офисной  деятельности такова: изначально последняя  связывалась лишь с автоматизацией некоторых вспомогательных, рутинных операций. Но бурное развитие компьютерной техники, ее программного обеспечения, средств коммуникаций и т.п., привело  к тому, что к 80-м годам текущего столетия в ее основу было положено широкое использование новых  ИТТ как в государственном  управлении, так и управлении бизнесом. Помещение офиса, взятое в совокупности со всеми применяющимися в нем  техническими средствами, составляет Intelligent Building System. “Интеллектуальность” офиса определяется уровнем обеспечения внутренних (пожарная безопасность, налаженность питания, микроклимат, контроль за доступом в офис, наличие локальных вычислительных сетей и т.п.) и внешних (наличие и разветвленность телефонных сетей, спутниковой связи, локальных и глобальных сетей) параметров.

О мере “интеллектуальности” офиса судят и по тому, насколько  современен дизайн внутренних помещений, которые при необходимости можно  быстро перепланировать.