Автоматизация бюджетирования

7. Система должна  функционировать оперативно, надежно,  безотказно в течение заданного промежутка времени. В связи с тем, что наряду с техническими средствами, информационным обеспечением, экономико-организационными методами управления затратами в систему в качестве основного элемента включены люди – производственники и управленцы различных уровней, то погрешности в их работе также должны учитываться.

8. Управленческие  функции компьютеризируются на  основе наиболее рационального перераспределения функциональной нагрузки между человеком (управленцем) и техническими средствами при выполнении трудоемких и многовариантных расчетов с выдачей рекомендаций (вариантов) по принятию решений, приоритет в окончательном решении остается за человеком.

 

 

1.2. Особенности компьютерных сетей в системе управления затратами

 

Помимо всем понятных целей использования программно-технических  средств в бюджетировании, таких  как:

— повышение  быстродействия при работе с большими массивами информации (что особенно актуально для крупных предприятий при оперативном управлении);

— повышении  точности и снижения учетных ошибок при сборе и систематизации данных, «переложение» системы бюджетирования (в большей части это относится  к ее учетному блоку «Комплексная нормативная система учета») на программные носители информации дает планово-экономическим службам (пользователям информации) ряд других не менее важных, хотя и не столь очевидных, преимуществ.

1. Возможность  создания единого информационного пространства, основанного на стандартизации данных оперативного и бухгалтерского учета, в виде единой базы данных компании на основе единой информационной сети.

2. Возможность n-мерной кодификации учетных данных. «Бумажный» документооборот позволяет осуществлять лишь одномерную «традиционную» кодификацию данных в русле разукрупнения рабочего плана синтетических счетов последовательно на субсчета, субсчета — на субсубсчета и т.д. Между тем, требования качественного принятия управленческих решений (как оперативных, так и стратегических) требуют обработки учетной информации в самых различных разрезах. В этой связи использование программных носителей информации дает возможность трансформации традиционных субсчетов в так называемые группы аналитики, которые отличаются от субсчетов тем, что дают возможность перекрестной (а не иерархической) систематизации данных в режиме целевой выборки. Так, любой «учетный кирпичик затрат» может быть охарактеризован по следующим критериям:

• с точки  зрения экономического содержания (амортизация, текущие материальные затраты, зарплата, пр.). Данный разрез учета необходим для проведения комплексного анализа интенсификации производства;

• с точки  зрения корреляции с масштабом деятельности (условно-постоянные или условно-переменные расходы). Данный разрез учета необходим для нахождения критической точки и планирования объема выпуска и реализации;

• с точки  зрения плановых бюджетов затрат (фактические, плановые затраты и отклонения). Это является необходимым условием проведения любого нормативного (план-факт) анализа;

• с точки  зрения принадлежности к тому или  иному центру ответственности (подразделению) — необходимо для проведения анализа по центрам ответственности;

• с точки  зрения вида деятельности как генератора (cost driver) данного элемента затрат — необходимое условие анализа безубыточности;

• с точки  зрения принадлежности к производству (или сбыту) отдельных видов выпускаемой  и реализуемой продукции —  необходимо для анализа рентабельности по видам продукции с целью  оптимизации производственной программы и структуры портфеля продаж.

В этом случае кодификатор  будет иметь шесть знаков (по числу  включаемых характеристик «учетного кирпичика» затрат), или, иными словами, информационное пространство будет иметь шесть измерений. Задав целевую выборку по одному или нескольким знакам, можно в оперативном режиме получить информацию о совокупных затратах предприятия, совокупных производственных затратах предприятия, совокупных производственных затратах предприятия, относящихся к определенному подразделению, о совокупных производственных затратах предприятия, относящихся к определенному подразделению и определенному виду выпускаемой продукции и пр. Это значительно повышает качество принятия управленческих решений (особенно оперативных). Понятно, что «бумажный» документооборот такой «роскоши» не позволяет.

3. Возможность  создания единой (сквозной) системы оперативного контроля, основанной на использовании единой информационной сети и базы данных и на различных режимах доступа разными пользователями информации в зависимости от уровня в управленческой иерархии. Так, «переложив» систему документооборота «снизу вверх» на программные носители информации мы получим четыре режима (уровня) доступа:

• первый режим  доступа (нижний) — на уровне руководителей  подразделений (цехов). Начальник механического цеха имеет доступ к оперативным данным своего цеха, но уже не имеет доступа к оперативным данным других цехов службы производства, не говоря уже об информации, относящейся к подразделениям других служб;

• второй режим  доступа — на уровне руководителей служб. Первый вице-президент по производству имеет доступ к данным по всем производственным подразделениям и к сводной информации по себестоимости и структуре выпуска, — но не имеет доступа к данным общехозяйственных, сбытовых и прочих расходов;

• третий режим  доступа — на уровне отдельных  функциональных служб аппарата управления, курирующих отдельные сегменты бюджетного процесса. Так, начальник ПЭУ имеет  доступ ко всем данным операционного  бюджета (снабжение; производственные, коммерческие и административные расходы; объем реализации, в том числе по видам продукции), но не имеет доступа к данным финансового и инвестиционного бюджетов;

• четвертый (высший) режим доступа — первый вице-президент  по экономике и финансам (высшее должностное лицо, — персонально отвечающее за составление и исполнение сводного бюджета компании) имеет доступ ко всей информации (данным сводного бюджета).

Система сквозного  оперативного контроля очень облегчает  задачу сохранения коммерческой тайны  и позволяет избежать «утечки» конфиденциальных данных из предприятия.

4. Возможность автоматизации процесса аналитической обработки информации как при стратегическом планировании (CVP-анализ, основанный на моделировании; различные варианты анализа чувствительности и пр.)), так и при оперативном управлении (синхронизации стадий снабжения, производства и сбыта на базе моделей EOQ и EPR, расчет эффективности специальных управленческих решений и пр.) [8, стр. 398-400].

Четыре вышеописанных  преимущества использования программно-технических средств в бюджетировании в классическом виде достигаются при применении так называемых полнофункциональных программных продуктов (пакетов), полностью охватывающих систему оперативного и бухгалтерского учета на предприятии и позволяющих полностью автоматизировать технологию составления, мониторинга и план-факт анализа сводного бюджета. Однако внедрение полнофункциональных продуктов — весьма дорогое удовольствие, в особенности для средних и мелких компаний. Существуют более дешевые средства компьютеризации меньшей функциональности. Степень охвата хозяйственных операций, товарно-материальных и финансовых потоков предприятия применяемым программным пакетом лежит в основе классификации программно-технических средств (информационных технологий), используемых в бюджетировании.

При автоматизации  финансового планирования и управленческого  учета пользователи программы должны решить, причем обязательно одновременно, три взаимосвязанные задачи (рис. 1).

Рис. 1. Традиционный подход к автоматизации бюджетирования

[7, стр. 373]

1. Автоматизировать  финансовое планирование и прогнозирование,  предоставить возможность проведения  так называемого сценарного анализа  будущего финансового состояния  предприятия или его отдельных  бизнесов, обеспечить получение  ответов на вопросы типа «а что если?», т.е. что будет с тем или иным финансовым показателем, если изменяются внешние или внутренние условия бизнеса (темпы инфляции, условия внешнего финансирования, валютные и ценовые колебания и т.п.).

2. Осуществить  сбор, обработку и консолидацию фактической (отчетной) информации (причем в режиме более оперативном, чем это делается в бухгалтерском учете).

3. Увязать фактические  (что в какой-то степени было  бы понятно) и плановые показатели  с установленной системой бухгалтерской  отчетности. При этом последняя рассматривается как единственно возможный источник первичной исходной информации (как для сбора и обработки фактической информации, так и для анализа трендов при составлении планов и прогнозов на будущее).

Сущность такого подхода базируется на буквальном восприятии следующего принципа: основой управленческого учета являются бухгалтерский учет и монополия бухгалтерских служб на всю первичную документацию орагнизации. Эта монополия корнями уходит в славные советсткие времена, когда все планирование осуществлялось только сверху вниз. При проведении план-факт анализа бюджетов в такой ситуации приходится запрашивать информацию о бухгалтерской службе и затем вставлять её в формы и форматы управленческого учета. Это не всегда получается в ручном режиме сбора и обработки данных, тем более трудно осуществимо при автоматизации. Не известны случаи успешного объединения с помощью компьютерных программ финансового планирования и моделирования, управленческого и бухгалтерского учета в единый контур. И дело не в качестве самих программ, а в методологических и орагнизационных проблемах постановки бюджетирвоания в России.

Многие руководитеои и  сегодня не понимают, что может быть другой подход и к бюджетирвоанию вообще, и к сбору и обработке первичной финансовой и иной учетной информации в частности. Принципиальная блок-схнма такого подхода приведена на рис. 2.

Рис. 2. Рекомендуемый подход к автоматизации бюджетирвоания [7, стр. 374]

При автоматизации  бюджетирования на самом деле решаются не три, а четыре задачи. Кроме уже упомянутых задач проведения сценарного анализа (составление финансовых планов и прогнозов) и план-факт анализа (сбора и обработки информации о ходе исполнения бюджетов для нужд контроля и корректировки), заполнения установленных форм бухгалтерской отчетности, в первую очередь надлежит решить проблему сбора и обработки первичной информации, причем в отрыве от потребностей бухгалтерского учета. Главное – это создать возможности для равного доступа к первичным данным и составителей бюджетов, и ответственных за контроль их исполнениями. О бухгалтерах тоже забывать нельзя, однако информацию нужно получать не в обработанном бухгалтерией виде (часто с объективной потерей части данных и оперативности учета), а в её первоначльной форме, пригодной для распределения информации по структурным подразделениям различного уровня, по различным бюджетным форматам и т.д.

 

 

1.4. Компьютерные  системы, применяемые для управления  затратами

 

Можно выделить три основных уровня (или этапа  развития) программно-технических средств, используемых в бюджетировании [8, стр. 301-303].

Первый  уровень. Создание системы автоматизированных рабочих мест (АРМ). О сквозной системе управления на данном уровне информатизации говорить не приходится. Система АРМ подразумевает возможность создания единой сети «цепи» персональных компьютеров (ПС), но не позволяет создать систему единого внутреннего контроля и единого информационного пространства на уровне компании или отдельного крупного управленческого сегмента.

На данном этапе фактически речь идет о пассивном подключении пользователя АРМ к базе данных компании по тому или иному функциональному блоку бизнеса. Большая часть предприятий и компаний, начавших в свое время использовать в производственной деятельности средства вычислительной техники, прошли более или менее похожие стадии развития:

• использование  персональных компьютеров в локальном  режиме;

• использование  персональных компьютеров в локальных  вычислительных сетях с использованием архитектуры «файл-сервер»;

• использование персональных компьютеров, помимо решения локальных задач, в режиме эмуляции терминалов центральных машин комплексных информационных систем с использованием архитектуры «клиент-сервер».

Статистический  анализ эффективности применения информационных технологий в сфере промышленных предприятий показал высокую экономическую оправданность затрат на автоматизацию ключевых объектов технологического процесса, даже на базе локальных персональных компьютеров (каждое автоматизированное рабочее место повышает производительность (результативность) в среднем в 4 - 6 раз.

Переход от локальных  автоматизированных рабочих мест к  многопользовательским базам данных в рамках отдела (службы) позволяет  максимально повысить возможную  производительность каждого оператора (т.е. снизить необходимую численность и уменьшить трудозатраты) в 1,3 — 2 раза в зависимости от интенсивности информационного обмена (типа «запрос—ответ»).

Эта экономия достигается  за счет сокращения числа ошибок при  работе каждого оператора со всей базой, поскольку позволяет проводить максимальное количество проверок прямо при вводе документа в базу посредством упрощения процедур обновления данных, формирования отчетов и т.д. Однако здесь необходимо учитывать очень важный отрицательный фактор. Это резкое падение быстродействия системы с ростом числа пользователей, если работа с базами данных организуется в локальной вычислительной сети (особенно без использования архитектуры «клиент-сервер», что как раз и наблюдается при использовании СУБД FoxPro 2.0, LAN или Clipper.).