Автоматизация бухгалтерского учета

Введение

     Основная  функция информационной технологии на предприятии- создание информационного продукта, позволяющего формировать управляющие воздействия на производство. Целью же производства, как известно, является создание конкурентоспособной продукции с минимальными затратами, обеспечивающими наибольшую прибыль.

     Для реализации этой цели разрабатывается  модель выпускаемой продукции, отражающая различные аспекты,- от технологических до маркетинговых, организуется производство и система управления этим производством. Последняя необходима для того, чтобы удерживать производство в рамках разработанной модели продукции при неизбежных внешних возмущениях. Для повышения эффективности управления создается автоматизированная информационная система управления предприятием, в которой основным компонентом является контур информационной технологии.

     Организация как объект представляет собой целостный  комплекс взаимосвязанных элементов (свойство организационной сложности) и особое единство с внешним окружением. Для нее характерна целенаправленность функционирования и развития. Она - самоорганизующаяся система на всех этапах своего жизненного цикла.

     Особое  значение в этой связи приобретает  роль современных информационных систем, связывающих воедино все процессы функционирования организаций и  собственно управленческой деятельности. Организации должны быть структурированы  так, чтобы максимизировать способности  системы управления справиться с  необходимой информацией, добиться требуемой скорости и реактивности при принятии, реализации и контроле управленческих решений. Организации  должны обеспечить получение требуемой  информации в определенной форме  и в нужное время теми, кому она  необходима.

     Существует  ряд объективных требований к  информационным системам, среди которых  требование одноразового ввода информации и способности к развитию. Один раз введенная в память компьютера информация может неоднократно использоваться для решения целого комплекса  информационно связанных задач - вот суть этого важного принципа управления. Этот метод накопления производственной, экономической, кадровой и нормативно-справочной информации является основой для создания баз  и банков данных, незаменимым инструментом для получения руководителем  и всеми структурными подразделениями  предприятия объективных и достоверных  данных.

     Способность к развитию предполагает введение новых  задач в существующую технологию без разрушения существующих систем. Применение современных систем математического  программирования и технических  средств обработки информации позволяет  решать и накапливать принципиально  новые производственные и научные  задачи. Неразумно создавать автоматизированные системы только в расчете на традиционные методы управления производством и  действующие технологии. Применение современной компьютерной техники  и мощного комплекса программных  средств позволяет создавать  новые методики планирования и управления, новые информационные технологии, которые  в традиционных системах применить  очень сложно. 
 
 
 
 
 
 
 

Глава 1. Основные понятия, критерии и уровни типизации программных  продуктов, используемых для автоматизации  деятельности корпорации.

Все программы  по характеру пользования можно  разделить на 2 группы: 
- Утилитарные программы¹ ("программы для себя") предназначены для удовлетворения нужд их разработчиков. Чаще всего утилитарные программы выполняют роль сервиса в технологии обработки данных либо являются программами решения функциональных задач, не предназначенных для широкогораспространения. 
- Программные продукты (изделия) предназначены для удовлетворения потребностей пользователей, широкого распространения и продажи.

     В настоящее время существуют и  другие варианты легального распространения  программных продуктов, которые  появились с использованием глобальных или региональных телекоммуникаций:

- freeware - бесплатные программы, свободно распространяемые,поддерживаются самим пользователем, который правомочен вносить в них необходимые изменения; 
- shareware - некоммерческие (условно-бесплатные) программы, которые могут использоваться, как правило, бесплатно. При условии регулярного использования подобных продуктов осуществляется взнос определенной суммы. 
Ряд производителей использует OEM-программы (Original Equipment Manufacturer), т.е. встроенные программы, устанавливаемые на компьютеры или поставляемые вместе с вычислительной техникой. 
Программный продукт должен быть соответствующим образом подготовлен к эксплуатации, иметь необходимую техническую документацию, предоставлять сервис и гарантию надежной работы программы, иметь товарный знак изготовителя, а также желательно наличие кода государственной регистрации. Только при таких условиях созданный программный комплекс может быть назван программным продуктом.  
Программный продукт - комплекс взаимосвязанных программ для решения определенной проблемы (задачи) массового спроса, подготовленный к реализации как любой вид промышленной продукции. 
Непременным условием повышения эффективности управленческого труда является оптимальная информационная технология, обладающая гибкостью, мобильностью и адаптивностью к внешним воздействиям.

     Информационная  технология предполагает умение грамотно работать с информацией и вычислительной техникой.²

     Информационная  технология - сочетание процедур, реализующих  функций сбора, получения, накопления, хранения, обработки, анализа и передачи информации в организационной структуре  с использованием средств вычислительной техники, или, иными словами, совокупность процессов циркуляции и переработки  информации и описание этих процессов.

     Количество  возможных вариантов построения технологического процесса обработки  данных оказывается довольно значительным. Поэтому с целью облегчения изучения и проектирования этих процессов  целесообразно выделять некоторые  классы процессов.

     Информационная  технология базируется и зависит  от технического, программного, информационного, методического и организационного обеспечения.

     Техническое обеспечение - это персональный компьютер, оргтехника, линии связи, оборудование сетей. Вид информационной технологии, зависящий от технической оснащенности (ручной, автоматизированный, удаленный) влияет на сбор, обработку и передачу информации. Совокупность программ для компьютера образует программное обеспечение (ПО).

     Программное обеспечение прикладного уровня представляет собой комплекс прикладных программ, с помощью которых на данном рабочем месте выполняются конкретные задания.

     Информационное  обеспечение - совокупность данных, представленных в определенной форме для компьютерной обработки.³

     Организационное и методическое обеспечение представляют собой комплекс мероприятий, направленных на функционирование компьютера и программного обеспечения для получения искомого результата.

     Основными свойствами информационной технологии являются:

• целесообразность,
• наличие компонентов и структуры,
• взаимодействие с внешней средой,
• целостность,
• развитие во времени.

     Целесообразность - главная цель реализации информационной технологии состоит в повышении  эффективности производства на базе использования современных ЭВМ, распределенной переработке информации, распределенных баз данных, различных  информационных вычислительных сетей (ИВС) путем обеспечения циркуляции и переработки информации.

     Компоненты  и структура;

     - функциональные компоненты - это  конкретное содержание процессов  циркуляции и переработки информации;

     - структура информационной технологии - это внутренняя организация,  представляющая собой взаимосвязи  образующих ее компонентов, объединенных  в две большие группы: опорную  технологию и базу знаний.

     Модели  предметной области - совокупность описаний, обеспечивающие взаимопонимание между  пользователями: специалистами предприятия  и разработчиками.

     Опорная технология - совокупность аппаратных средств автоматизации, системного и инструментального программного обеспечения, на основе которых реализуются  подсистемы хранения и переработки  информации.

     База  знаний представляет собой совокупность знаний, хранящихся в памяти ЭВМ. Иными  словами, база знаний представляет отображение  предметной области. Она включает в  себя базу данных (директивная информация - плановые задания, научно-техническая  информация, учетно-производственная информация, вспомогательная информация, отражающие режимы работы подразделений  предприятия).⁴

     Результатом технологических описаний является совокупность реализуемых в системе  информационно-технологических процессов.

     Взаимодействие  с внешней средой - взаимодействие информационной технологии с объектами  управления, взаимодействующими предприятиями  и системами, наукой, промышленностью  программных и технических средств  автоматизации.

     Целостность - информационная технология является целостной системой, способной решать задачи, не свойственные ни одному из ее компонентов.

     Реализация  во времени - обеспечение динамичности развития информационной технологии, ее модификация, изменение структуры, включение новых компонентов.

     Информационная  технология на предприятии имеет  основной целью создание информационного  продукта, позволяющего формировать  управляющее воздействие на производство. Целью же производства является создание конкурентоспособной продукции  с минимальными затратами, обеспечивающими наибольшую прибыль. Для реализации этой цели организуются производство и система управления производством. Для повышения эффективности управления создается автоматизированная экономическая информационная система управления предприятием, в состав которой входят различные функциональные подсистемы управления.

     К функциональным подсистемам относятся  следующие функции управления:⁵

     1. Прогнозирование.

     2. Планирование (перспективное, текущее,  оперативное)

     3. Учет

     4. Контроль, анализ.

     5. Регулирование.

     Прогнозирование (в широком смысле) - это определение  наиболее вероятного состояния системы (среды) и, соответственно, потребностей самой системы в будущем. Прогноз  позволяет уточнить цели, стоящие  перед системой и ее подсистемами, и средства их достижения. Эта функция  полностью принадлежит менеджменту  предприятия. Прогноз является основой  для составления плана.

     Планирование. Функция управления, определяющая точки, через которые должна пройти траектория движения управляемой системы во времени, является функцией планирования. На этой стадии разрабатываются технические  задания, карты производства, бизнес-планы.

     Учет - отрасль деятельности, обеспечивающая постоянную и достоверную информацию о развитии хозяйства и других сфер общественной жизни. Учет означает регистрацию и контроль этих процессов  с их количественной и качественной стороны. Виды учета: оперативный (оперативно-технический), бухгалтерский и статистический. Разрабатываются ведомости учета  и отчетности, включая налоговую  отчетность.

     Контроль, анализ. Функции управления, определяющие степень отклонения фактической  траектории от плановой или позволяющая убедить в их совпадении. Экономический анализ позволяет выяснить действие положительных и отрицательных факторов, выявить и использовать внутрипроизводственные резервы. Разрабатываются аналитические таблицы и графики, производятся экспертные оценки.⁶

     Регулирование. Функция управления, определяющая меры (действия) для сближения фактической  траектории с плановой, является функцией регулирования. Другими словами, функция  регулирования проявляется в  выработке управляющих воздействий, приводящих систему к запланированному режиму работы в случае ее отклонения от таковой. Разрабатываются календарные  и сетевые графики, маршруты. Создаются  алгоритмы диспетчирования.

     Все вышеперечисленные функциональные задачи, которые тесно переплетаются  при реализации управления, преобразуются  посредством соответствующих математических моделей и методов в вычислительные задачи, входящих в состав информационных технологий.