Автоматизация бухгалтерского учета

     ориентация  на привычную для бухгалтера терминологию, сложившееся в бухгалтерии разделение труда, существовавшее до применения компьютеров: регистры аналитического и синтетического учета, журналы-ордера, листки-расшифровки, вспомогательные ведомости по дебету счетов, накопительные и группировочные регистры;

     сохранение  взаимосвязей между регистрами и  системой их контроля, присущих журнально-ордерной форме счетоводства.

     В зависимости от объема учетной информации, структуры и размера предприятия, состава и конфигурации технического и программного комплекса обработки  данных используются различные организационные  формы учета, основанные на создании:

     локальных (децентрализованных) автоматизированных рабочих мест бухгалтера;

     совокупности  взаимосвязанных АРМ бухгалтера, которые не объединены средствами компьютерной сети;

     распределенной  компьютерной сети, объединяющей автоматизированные рабочие места нескольких бухгалтеров, при необходимости и АРМ других служб управления.

     Локальные АРМ бухгалтера на базе персональных ЭВМ (ПЭВМ) применяются, как правило, в малых организациях, а также  при недостаточном для удовлетворения нужд учетного персонала количестве компьютеров, отсутствии сети ЭВМ. Второй вариант автоматизированного учета характерен для средних организаций, оснащенных главным образом ПЭВМ. Третий вариант основан на применении средств комплексной автоматизации бухгалтерского учета, т.е. не только ПЭВМ, но и устройств сбора, регистрации и приема-передачи данных.

     Независимо  от способа организации автоматизированной системы бухгалтерского учета аналогично системам, основанным на ручной обработке  информации, обеспечивают выполнение всех стадий учетного цикла:

     сбора и регистрации информации;

     передачи  данных;

     группировки, накопления и хранения данных;

     выдачи  информации пользователям.

     2.2 Технология реализации  стадий учетного  цикла

     Рассмотрим  особенности реализации учетных  задач в условиях названных вариантов  организации автоматизированного бухгалтерского учета.

     На  первой стадии учетного цикла первичная  информация регистрируется на бумажном носителе в форме первичных документов, данные которых вводятся бухгалтером  в ПЭВМ. В автоматизированных системах учета первичные учетные документы могут быть напечатаны на компьютере по данным документов — оснований совершения хозяйственных операций.

     Первичные учетные данные можно зарегистрировать на машинном носителе (на дискете), что  способствует уменьшению объемов ручного  ввода данных. Записать исходные данные на машинный носитель возможно в местах выполнения хозяйственных операций. Например, на складе материально-производственных запасов установлены устройства измерения и регистрации данных. Основная роль бухгалтера на первой стадии учетного цикла в случае представления первичной учетной информации на машинном носителе сводится к контролю ее достоверности, один из вариантов которого состоит в сопоставлении описей полученных и введенных в ЭВМ данных.

     На  второй стадии учетного цикла сведения о хозяйственных операциях накапливаются во внутримашинном информационном фонде АРМ, который позволяет исключить многочисленные книги, тетради, папки и другие способы группировки и хранения информации, характерные для ручных вариантов учета.

     Наряду  с учетной информацией о текущих событиях в деятельности организации, например о поступлении товаров на склад, в памяти ПЭВМ хранятся данные, которые можно отнести к условно-постоянным (справочные данные о сотрудниках организации, технико-эксплуатационные характеристики основных средств, реквизиты поставщиков и покупателей). Подобная информация вводится в информационный фонд однократно, корректируется по мере изменения и многократно используется в процессах обработки.

     Хранение  в машиночитаемом виде условно-постоянной информации позволяет сократить трудоемкость подготовки первичной учетной информации. Так, создание массива — справочника работающих в организации позволяет, обеспечив ручной ввод кодового обозначения или табельного номера работника, выбрать из справочника все необходимые для получения выходной информации сведения: фамилию, имя, отчество; должность; признак квалификации и т.п.

     В целях предупреждения потерь и искажений  информации создаются копии информационного  фонда АРМ на внешних машинных накопителях информации.

     Высокое быстродействие современных компьютеров  при выполнении как арифметических, так и логических (группировка, сравнение, выборка и др.) операций обработки  данных дает возможность достаточно быстро и практически без участия  бухгалтера обобщить сведения, требуемые для формирования регистров хронологического, аналитического, синтетического и сводного учета, а также бухгалтерской отчетности.

     В малых организациях, использующих преимущественно  упрощенную форму бухгалтерского учета, на базе АРМ бухгалтера формируются журнал учета хозяйственных операций Главная книга. В зависимости от принятой четной политики дополнительно могут формироваться регистры аналитического и синтетического учета (ведомости учета основных средств, материально-производственных запасов, заработной платы, финансово-расчетных операций и др.)

     Формы получаемых с применением компьютеров  регистров бухгалтерского учета  и бухгалтерской отчетности несущественно  отличаются от привычных для бухгалтера. Традиционные пронумерованные и  прошнурованные рукописные книги заменяются напечатанными на компьютере ведомостями, которые в течение учетного периода комплектуются в накопительные регистры. В ведомостях по сравнению с типовыми регистрами бухгалтерского учета может изменяться в соответствии с возможностями устройств вывода информации размещение последней, несколько учетных регистров могут объединяться в одном печатном бланке.

     К преимуществам автоматизированного  учета относится возможность  выдачи информации в регламентном режиме (например, ежедневно, еженедельно, ежемесячно, раз в год и т.п.) и по запросам пользователей. Ответы на запросы формируются и могут выводиться на экран терминала либо на печать в форме ведомостей, в виде схем, графиков в зависимости от технологического процесса обработки данных, запросов бухгалтера и персонала других служб организации.

     В третьем варианте организации автоматизированного  учета информационный фонд создается  исходя из потребностей не одного, а всех обслуживаемых компьютерной сетью пользователей с учетом организации обмена данными между комплексами задач учета и других функций управления, как в пределах АРМ, так и между ними. Организация обмена данными по сети обеспечивает возможность одновременного доступа различных пользователей к любой разрешенной ин формации.

     Принципиальная  схема организации автоматизированного  бухгалтерского учета на базе сети ЭВМ изображена на рис. 2

     2.3 Выбор пакета прикладных  программ (ППП) бухгалтерского  учета

     Для реализации автоматизированного учета  используются пакеты прикладных программ. Отличаясь в деталях, автоматизированные формы бухгалтерского учета на базе ППП характеризуются общими принципами, среди которых достаточно указать такие, как:

     минимизация ввода исходной информации;

     возможность автоматизированного формирования первичных документов, регистров хронологического, аналитического, синтетического, сводного учета и отчетности (при необходимости в соответствии с требованиями не только отечественных, но и международных стандартов);

     своевременность представления информации по регламенту и по запросам в виде ведомостей, видеограмм, графиков и других наглядных форм;

     создание  единого внутримашинного информационного  фонда, обеспечение контроля доступа  к данным, сохранности и целостности  информации.

     При выборе программных продуктов для  решения задач бухгалтерского учета следует принимать во внимание экономические и организационные особенности предприятия, а также требования, предъявляемые к ППП.

     Основные  из них следующие:

     прохождение тестирования и соответствующей  сертификации;

     наличие товарного вида и надежного сопровождения;

     право на получение консультаций («горячая»  линия)

     модульный принцип построения системы, позволяющий  выбирать ее конфигурацию в зависимости  от размеров предприятия;

     одновалютное  и многовалютное исполнение;

     органическое единство бухгалтерского учета и финансового анализа;

     необходимый уровень детализации аналитического учета;

     простота  освоения и удобство системы в  работе.

     2.4. Основные бухгалтерские  программы

     В настоящее время рынок бухгалтерских  программ представлен множеством разработок. Покажем основные разработки производителей программ по автоматизации бухгалтерского учета.

     ФИРМА «1С»

     «1С»: Бухгалтерия

     Данный  программный продукт выпускается в двух вариантах: «базовом» и «проф», имеющих ряд принципиальных различий в плане функциональных возможностей.

     Оптимальной областью применения базовой версии «1С: Бухгалтерия» является малое предприятие  с исключительно рублевым учетом, численностью в пределах десяти человек, с незначительным объемом документооборота и минимальным запасом материальных ресурсов - не более десятка наименований. Бухгалтерский учет организован по принципу «от проводки», необходимая информация размещается в журнале хозяйственных операций, позволяющим вести количественный учет.

     Если  же речь идет о версии «проф», необходимо иметь в виду, что по сравнению  с базовой версией здесь добавляется  валютный учет.

     «1С»: Торговля

     Программа является очень мощным конструктором, позволяющим описывать практически любые торговые операции. По титульным реквизитам и спецификации товарного документа (например, накладной или счета) можно сформировать платежное поручение или кассовый ордер, а при регистрации денежных поступлений - «связать» поступивший платеж со счетом, по которому он совершался.

     «1С»: Расчет

     Выпущена  в апреле 1997 года. Средства разработки и «схема организации» точно такие  же как в «1С: Торговле».

     Основным  функциональным предназначением данной программы является автоматизация хозяйственных операций, имеющих заданную периодичность. В качестве главных участков ее применения выступают учет зарплаты, основных средств, акций и дивидендов акционеров, кроме того, ее можно использовать при расчете себестоимости продукции и услуг, а также для ведения кадрового учета.

     КОРПОРАЦИЯ  «Парус»

     Системы «Парус» (4. X), разработанные с помощью FoxPro, ориентированы на небольшие  предприятия с несложным учетом и являются исключительно бухгалтерскими. Расчет зарплаты реализован как автономный программный продукт. Они имеют три уровня аналитики; принцип пополнения информации - «от первичного документа».

     Парус-Торговля

     Выпущена  в конце сентября 1997 года. По данным на ноябрь 1997 года находится на предпродажном  тестировании. Позиционируется как семейство проектов, ориентированных на предприятии различного масштаба - от небольшого магазина до торгового дома, имеющего в своем составе как оптовые, так и розничные подразделения. «Парус-Торговля» охватывает все области финансово-хозяйственной деятельности торговой фирмы, начиная от приобретения товара и заканчивая отчетностью в налоговые органы.

     АО  «Инфин»

     Выпускает семейство бухгалтерских программных  систем, имеющих следующие базовые  характеристики:

     - мини (3 уровня аналитики, финансовые  документы, отчетность);

     - мили (к перечисленным возможностям добавляются авторасчет износа основных средств и 4 уровня аналитики);